Având în vedere faptul că Serviciul Public Sala Transilvania a fost desemnat pentru derularea proiectelor de finanțare sportive în anul 2020 conform Hotărârilor Consiliului Județean nr. 51, 52 din 26.03.2020, cu modificările și completările ulterioare și pentru a clarifica anumite situații ce pot apărea în timpul derulării contractului, venim în sprijinul dumneavoastră cu următoarele precizări:

1. Contractul de finanțare va fi completat de către beneficiar și va fi depus pentru semnare la Serviciul Public Sala Transilvania cu cel puțin 5 zile înainte de începerea proiectului

Documente necesare încheierii contractului de  finanţare

Pentru încheierea  contractului  de  finanţare, beneficiarii trebuie să prezinte următoarele documente:

1. a)    Copie după Certificatul de atestare fiscală eliberat de organul fiscal central competent care să cuprindă obligaţiile fiscale restante existente în sold în ultima zi a lunii anterioare depunerii cererii şi nestinse până la data eliberării acestuia, precum şi alte creanţe bugetare individualizate în titluri executorii emise potrivit legii, valabil la data prezentării acestuia
2. b)    Copie după Certificatul de atestare fiscală eliberat de Direcţiile Fiscale Locale ale Municipiului Sibiu şi Mediaş şi Direcţiile Fiscale Locale ale unităţii administrativ teritoriale în care îşi au sediul/domiciliul/ reşedinţa solicitanţii, care să cuprindă obligaţiile fiscale restante şi, după caz, obligaţiile fiscale scadente până în prima zi a lunii următoare depunerii cererii, precum şi alte creanţe bugetare individualizate în titluri executorii emise potrivit legii, valabile la data prezentării acestora
3. c)    Dovada existentei  surselor de finanţare proprii şi /au atrase (extrase de cont bancar, contracte de sponsorizare, contracte de parteneriat având prestabilită valoarea financiară, contracte de finanţare sau alte forme de sprijin financiar ferme din partea unor terti), în copie, semnate, cu mentiunea „conform cu originalul”, în valoare de 10 % din valoarea eligibilă a proiectului, pentru structurile sportive de drept PRIVAT, respectiv 50% din valoarea eligibilă a proiectului, pentru structurile sportive de drept PUBLIC .
4. d)    Operatorii sportivi care au optat pentru adaptarea proiectului vor prezenta și declarația pe proprie răspundere transmisă de CJS.

Contractul de finanţare va fi completat de către beneficiar (inclusiv anexele) şi semnat  de către reprezentantul legal şi responsabilul financiar al beneficiarului.

Așa cum reiese din Ghidul de finanțare, încheierea contractului de finanțare este condiționată de dovada existentei sumei de 10% a contribuției proprii (pentru entităţi private), respectiv 50% pentru entitaţi publice. Aceasta trebuie să preceadă data încheierii contractului de finanțare sportiv cu cel puțin o zi . 

Pentru fiecare beneficiar se va stabili o dată și o oră la care vă așteptăm la Sala Transilvania pentru verificarea și semnarea contractelor.  În cazul în care nu puteți respecta programarea, vă rugăm să ne contactați la telefon 0269240862 sau 0725.539.982 – dna. Roxana Troanca.

După depunerea documentației necesare în 2 exemplare (contract finanțare, anexele 1,2,3,4) instituția se obliga ca în termen de 15 zile să vă returneze un exemplar semnat.

2. Decontarea financiar- contabila a proiectelor sportive

În termen de maxim 30 zile de la finalizarea proiectului, dar nu mai târziu de 20 decembrie 2020, (excepție fac proiectele finalizate după data de 10 decembrie a anului în curs) trebuie depus raportul final în 2 exemplare  la Consiliul Județean Sibiu pentru a primi număr de înregistrare (1 exemplar pentru CJ Sibiu, 1 exemplar pentru Serviciul Public Sala Transilvania). După înregistrarea raportului, un exemplar va rămâne la CJ Sibiu, iar cel de al doilea va fi depus la sediul Serviciului Public Sala Transilvania pentru efectuarea decontului (cu număr de înregistrare de la CJS).

Acest raport trebuie sa conțină următoarele documente:

• adresa de înaintare
• raport de evaluare
• factura fiscala emisă de beneficiarul finanțării nerambursabile către instituția noastră ( datele sunt trecute în contractul de finanțare)
• documente justificative ale cheltuielilor efectuate (facturi fiscale, contracte prestări servicii), ale plăților  făcute (ordine de plata, extrase de cont, etc),  state de plata, declarații 112, diagrama de cazare, listă participanți, tabel diurna – în copie, ștampilate și semnate cu mențiunea „conform cu originalul”
• decont de imagine – dosar de monitorizare a presei, fotografii relevante, afișe, cataloage, CD-uri, înregistrări video)

Pentru a fi decontată orice cheltuială trebuie să fie eligibilă în conformitate cu prevederile Legii nr. 350/2005 si HG nr. 1447/2007.

Decontarea cheltuielilor se va face luând în considerare următoarele aspecte:

• cheltuiala a fost realizata pentru proiect (este dovedita legătura directa cu proiectul)
• cheltuiala a fost efectuata pe perioada de desfășurare a proiectului, pentru activități si plăți realizate după semnarea contractului de finanțare
• beneficiarul prezintă toate documentele justificative de plată, pentru fiecare tip de cheltuială, în copie, semnate și ștampilate, cu mențiunea “conform cu originalul”
• beneficiarul a dovedit realizarea activității pentru care a fost efectuată cheltuiala în cauza
• facturile sunt emise pe numele beneficiarului finanțării
• facturile sunt completate cu toate datele necesare din punct de vedere al conținutului – detalierea exacta a produselor sau serviciilor achiziționate
• facturile sunt completate cu toate datele necesare din punct de vedere al formei (numărul și data emiterii, emitentul documentului, beneficiarul, semnate și stampilate)
• toate documentele justificative externe, emise de către un prestator din afara României către beneficiarul finanțării se vor prezenta la decont însoțite de traducerea acestora în limba româna; traducerea trebuie să fie efectuată, semnată și ștampilată de către un traducător autorizat.
• Facturile vor conține obligatoriu referire la Contractul care stă la baza tranzacției sau denumirea proiectului sportiv, iar dacă este achitată cu Bon fiscal, numărul și data acestuia vor fi trecute pe factură.

–     cheltuielile pentru achiziționarea de echipament sportiv, instalații și materiale sportive se decontează in limita a 10% din valoarea finanțării alocate

– cheltuielile de consultanță în domeniul sportului, nu pot depăşi 5% din valoarea totală a proiectului

–  cheltuielile de masă, cheltuielile privind alimentația de efort, cheltuielile privind plata arbitrilor, medicilor și a altor persoane, cheltuielile medicale și pentru control doping și alte cheltuieli au anumite limite maxime /persoană/zi, conform Ghidului de finanțare, de care vă rugăm să țineți cont (facturile vor fi însoțite de liste nominale ale participanților, cu datele lor de identificare).

– în Contractul Cadru de Finanțare este trecută obligativitatea de a utiliza minim 5% – maxim 10% din buget, promovării proiectului, inclusiv a finanțatorului

OBS. 

1. a) Toate documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în vederea realizării proiectului aprobat, trebuie să fie efectuate după data încheierii contractelor de finanțare, cu excepția dovezii contribuției proprii.
2. b) Pentru cheltuielile de pana la 4.500 lei (inclusiv TVA) este suficientă comanda, care se face anterior achiziției de bunuri și servicii, contractul fiind obligatoriu pentru sume ce depășesc acest plafon. (Comanda respectă OMFP nr. 2634/2015)

Vă mulțumim și vă dorim mult succes în derularea proiectelor dumneavoastră!